Comunicação de Risco e Risco da Incomunicação

Einstein disse que “O maior problema da comunicação é a ilusão de que ela ocorreu”.
Comunicação é um processo de duas vias, envolvendo ambos o emissor e o receptor.

Eu posso pensar que estou enviando uma mensagem clara para você ao escrever neste blog, mas se você não o receber e não compreender o que eu quis dizer, eu falhei na comunicação com você.

Existem problemas particulares quando necessitamos estabelecer uma comunicação sobre o risco, pois todos enxergam o risco de maneira diferente. A percepção do risco é um tópico complexo, afetado por uma série de fatores que formam um “triplo cordão” de influências interconectadas. O primeiro cordão envolve uma avaliação racional da situação; o segundo cordão é formado por fatores subconscientes incluindo linhas cognitivas e heurísticas; o terceiro cordão ergue-se de reações de níveis internos incluindo as emoções.

Como resultado é muito importante dar a devida atenção na hora de estabelecer a comunicação sobre o risco, para garantir que as pessoas tenham as informações que elas precisam para responderem apropriadamente.

Um problema com a comunicação do risco em projetos é que existem muitas pessoas que precisam conhecer o risco, mas elas não necessitam da mesma informação. Podemos simplesmente fornecer a todos uma cópia do Registro de Risco e esperar que elas deduzam a informação que precisam. A comunicação sobre o risco merece mais atenção e cuidado do que imaginamos. Diferentes stakeholders precisam de diferentes níveis de informação sobre o risco.

Um stakeholder é definido como qualquer pessoa ou parte que tem um interesse no sucesso do projeto. Geralmente inclui o patrocinador do projeto, o gerente de projeto, o time do projeto, o comprador ou o cliente. Pode incluir fornecedores, subcontratados, usuários, gerentes seniores, parcerias joint ventures, o público em geral, reguladores, políticos, grupos de pressão e até concorrentes. Como decidimos o que informar para cada um destes grupos diferentes de pessoas?

Existe uma resposta simples para a questão de qual informação de risco deveria ser fornecida para cada stakeholder. Ela está relacionada ao nível de interesse que eles possuem no projeto, ou suas “partes”. Os riscos podem ser reportados no mesmo nível das suas partes. Por exemplo:

· O time do projeto precisa saber detalhes dos riscos do projeto em sua área do projeto.

· O gerente de projeto necessita saber como todos os riscos afetam os objetivos do projeto.

· O patrocinador do projeto está interessado nos benefícios do negócio e nas entregas do projeto, então ele precisa conhecer os riscos relacionados a isso.

· Usuários precisam conhecer sobre os riscos de funcionalidade.

· Gerente sênior deve ser informado sobre os riscos estratégicos.

· E assim por diante…

Cada risco é definido em relação a um objetivo, e os objetivos existem em diferentes níveis na organização. O stakeholder que também é responsável por um objetivo particular ou interesse no sucesso precisa conhecer quaisquer riscos associados. Associando os riscos com os objetivos e mapeando os objetivos para os stakeholders, poderemos focar nossa comunicação do risco e garantir que cada um obterá a informação que precisa. (Fonte: Projeto Diario/The Risk Doctor)

Planejamento

“O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho.” Peter Drucker